拆除你的谷歌文档墙 默认共享首选私有

当IT人员遇到技术问题时，我们进行搜索。我们输入几个关键词，然后查看结果。我们通常能很快找到解决办法。

事情并不总是那么容易。在印刷机出现之前，“搜索”是需要时间的。学者们旅行是为了获取知识，或者依赖于仔细抄写的文件。知识进展缓慢。

谷歌文档简化了文档共享。选择“共享”，然后输入共享文档的电子邮件地址。完成了。共享解决。排序的。

您的谷歌驱动器搜索结果仅限于您自己的文档。你并不比中世纪的学者更富有，这意味着你必须从别处寻求知识。

如果您的组织已经“谷歌”，那么使用谷歌工具来寻找答案。用Gmail向同事——个人或谷歌小组——提问。发布一个问题到一个私人的谷歌+社区。搜索作为内部网的私有谷歌站点。不幸的是，所有这些都需要人们上传文档或监控和响应。

毫不奇怪，一些组织信息驻留在组织的文档中。您可以使用谷歌搜索设备来索引和搜索组织的文档和数据存储。系统的价格使得这一解决方案适合大型企业，而不是小型组织。

但是，对于使用谷歌应用程序的组织，有一个简单的解决方案:更改组织的默认文档可见性设置。默认的文档可见性设置是私有的，这意味着只有文档创建者可以访问。组织中的其他人无法查找、查看、评论或编辑文档。

秘密是将文档的可见性从Private改为这个组织。

您需要成为组织的谷歌应用程序帐户的管理员才能进行此更改。如果你是，只需遵循以下步骤:

图一个

更改之后，当组织中的任何人创建新文档时，该文档将显示在组织中每个人的谷歌驱动器搜索结果中。

文档隐私仍然是一个选项，因为任何文档都可以变成私有的。默认情况下，您的更改使组织中的其他人可以访问新文档。通过将默认设置为shared而不是private，您可以让人们考虑每个文档的隐私:“这个需要是私有的吗?”

管理层需要批准这个设置，所有员工都需要知道。在你的员工培训和政策材料中包含关于共享设置和含义的信息。组织中的每个人都需要知道，可以通过谷歌Drive关键字搜索找到新文档，除非员工修改了文档的共享设置。

显然，这种设置对某些组织来说不是一个选项。例如，一家律师事务所可能需要在默认情况下维护隐私，在例外情况下需要共享。同样，其它受到监管的行业——如医疗保健或金融业——的企业可能需要对私人文件违约。

但是，对于大多数组织来说，默认的私有文档会妨碍对信息的访问。默认的私人文档会鼓励信息囤积。你巧妙地告诉组织中的每个人，他们应该把信息保密，文档和信息共享应该是例外，而不是规则。

许多领导者想要增加信息在组织中的流动，而不是减少它。使文档容易被组织中的其他人发现的缺省设置鼓励信息共享。需要的信息吗?搜索谷歌驱动器。

我意识到这可能一开始是一个激进的想法。“我创建的每个文档都将对其他人可用吗?”是的，但是如果需要的话，文件也可以变成私有的。

关键是要仔细配置组织的文档可见性。考虑更改您的谷歌应用程序的文档可见性，使共享文档成为标准文档和私有文档。以前隐藏在私人文档中的信息可能对您的同事有帮助。

印刷术的出现使更多的人更容易获得信息。共享文档使组织中的更多人更容易访问信息。

至少，这样的更改可能会促使人们考虑他们创建的每个文档的文档隐私设置。仅这一点就值得改变。你同意吗?在下面的讨论区分享你的想法。