不要对谷歌文档的发展做任何假设

上周，我给一个客户打电话，我们约定的时间。我的电话转到语音信箱。几分钟后我又试了一次。语音信箱了。

当我们终于联系上时，她说:“哦，对不起。我接了另一个电话。这是一条业务线。”

一个随机来电占去了我们预定的通话时间。我很沮丧。我认为，无法在预定时间进行沟通会使远程工作变得困难。

她采用了一种过时的假设，即所有来电都必须接。她的行为忽视了

来电显示和语音信箱存在的事实。这些工具允许我们选择接受哪些调用，并存储我们错过的调用者的消息。

我们“知道是真的”驱动着我们的行为。但有时，我们需要重新审视我们的假设，努力改变一种习惯。例如，让我们来看看当您迁移到谷歌文档时可能做出的5个假设。

(事实:本地谷歌文件没有。其他文件。)

在桌面计算时代，当您保存一个文档时，它会占用您系统上的空间。当您将Microsoft Office文档、PDF或视频存储到谷歌驱动器时，该文件会影响您的存储限制。

但是，谷歌格式的文件，如谷歌文档、工作表、幻灯片或绘图，不计入您在谷歌驱动器上的存储配额。您可以创建任意多的Google-native文件。换句话说，虽然谷歌文档不会占用您的存储空间，但Word文档会减少可用的存储空间。

为了节省空间，当您将文件上载到谷歌驱动器时，可以将Office文件转换为本机谷歌格式。这样，这些文件就不会影响您的总可用谷歌驱动器存储空间。

(事实:没有。相反，你可以说话。)

在你的浏览器中打开一个谷歌文档，然后选择工具>语音输入(或按Ctrl+Shift+S)以启用语音输入。你谈论和谷歌的文档类型。

语音输入还可以理解许多编辑指令。使用语音命令，您可以在文档中移动光标;选择、剪切、复制、粘贴、格式化和删除文本。对于完整的选项列表，在语音输入处于活动状态时，请说“查看所有语音命令”。

(事实:支持页面有帮助。插图和视频也可以。)

阅读有帮助，但有时视频帮助更大。例如，我最近需要更换一个门把手，所以我从当地的五金店买了一个。制造商的说明书看起来很复杂，有小字体和插图。于是我在YouTube.com上搜索“如何更换门把手”。我找到了几个展示整个过程的视频。几分钟后，我毫不费力地换了个门把手。

谷歌在许多地方提供文档。你可以了解谷歌的文档在:

-标准支持页面:https://support.google.com/docs，

-说明提示https://apps.google.com/learing-center/products/docs/，和

-工作YouTube频道的谷歌视频。

(事实:不一定。)

谷歌允许您控制创建的每个文档的共享设置。在web上，选择“共享”按钮，然后选择“高级”。然后，您可以添加个人访问(即。，添加一个人的电子邮件地址)或调整链接共享设置(即，在文件的“谁有权限”设置下选择“更改…”)。您可以选择范围从“网络上的公共”到“特定的人”到完全私有的选项。

然而，谷歌应用程序管理员可以限制组织中人员的共享选项。例如，学生可能无法与区外的人共享文件。或者，医院系统可能会将共享选项限制给同事和特定的可信任的合作组织。谷歌应用程序提供管理员选项。如果遇到限制，请与谷歌应用程序管理员联系。

(事实:没有。至少在你倒完垃圾之前是这样的——甚至在你倒完垃圾之后也是如此。)

当您从谷歌驱动器中删除一个文件时，它将移动到垃圾箱中—在您清空垃圾箱之前，它将一直停留在垃圾箱中。

你可以恢复你的文件——只要你没有清空垃圾桶。要将一个文件移出垃圾箱，请访问drive.google.com，然后从左侧菜单中选择垃圾箱。找到要恢复的文件(或文件夹)，选择它，然后选择“恢复”。

如果你是谷歌应用程序的用户，管理员可能会帮助你恢复文件——即使你已经清空了垃圾。通常，谷歌应用程序管理员可以恢复在过去25天内从垃圾中删除的文件。

当您从一个安装软件和本地文件环境迁移到谷歌文档时，您仍然需要创建、存储、共享和恢复文档。但是，为了从这个基于web的协作工具中获得最大的好处，您可能需要检查您对文档和文件的假设。

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