数字电子表格为更多信息打开了大门

宾夕法尼亚州沃伦的琼斯雪佛兰(Jones Chevrolet-Buick-GMC)。在琼斯家族的手中已经有100年了。虽然零售商一代一代地发展，但商业模式的某些方面需要更长的时间来适应21世纪的技术悟性。

第四代家族成员布莱斯顿•琼斯(Brysten Jones)在2018年改变了这项业务的一个过时部分，将他所称的“老派分析技术”(即手写计算)转化为复杂的数字电子表格和财务报告机制。

通过建立一系列复杂的数字电子表格和财务报告机制，琼斯雪佛兰-别克- gmc是?能够增加对关键信息的访问，减少不必要的成本。

“我们当时的问题是——其实我们并不知道这是个问题——只是缺乏详细的信息，导致了各种各样的效率低下，”琼斯说。

他补充道:“因为所有东西都是纸质的，所以很难把东西组织起来，如果你试图进行任何详细的计算，可能会变得单调乏味，而且实际上只会导致分析更少。”

尽管经销商的规模较小——平均每月销售40至45辆车，2019年销售278辆新车和205辆二手车——但琼斯希望收集的指标和业绩数据不只是总费用和净利润。

在国家汽车经销商协会学院项目的教育下，琼斯通过谷歌驱动创建了一系列电子表格，主要使用的是谷歌Sheets工具。他说，最初的灵感来自这个项目的第一周，它侧重于财务管理，并使用运营报告来衡量部门的运营效率。

“我们花了很多时间手工计算不同的(关键绩效指标)，这很有见地，但我知道，我不可能每个月都坐下来推敲出这些指标，”琼斯说，他去年刚从这个为期六周的项目毕业。

相反，他下载了2009年12月以来的每个月运营报告，将它们转换成谷歌表格，然后——用一些“中等水平的编码”——提取数据，并设计出一种方法，让数据自动上传到预编程的公式中。

然后，相关信息——从总吸收率和固定吸收率到手头现金天数——同时分发给每个部门经理。

“在过去，我们从未测量过任何东西，”琼斯说。“这里可能有80多个计算和数字。”

电子表格还允许Jones以各种方式操作数据，包括按月、按年并排比较以及按平均值列。琼斯还节省了时间，不必手动输入数据。

他说:“这让我们有能力花时间解决问题，而不是试图找出问题所在。”

琼斯和他的员工不用去挖掘数据，不需要在数字间来回转换，不需要手工输入信息，从而节省了大量的时间，这是电子表格系统的一个主要优点。

但除了改善信息获取，电子表格还有助于控制不必要的开支。

这家经销商最近取消了对vAuto的订阅，转而选择了一家更便宜的公司，因为琼斯表示，他能够创建自己的电子表格，模拟经销商管理系统提供的信息。琼斯说，这个转变每月为这家商店节省了1500美元。

他说:“我不得不为每一辆二手车额外增加三到四分钟的数据输入，但就我们省下的钱而言，这绝对是值得的。”

在执行电子表格之前，经销商采取宏观的方法来分析其部门，并提出一些宏观的问题，例如，“我们如何才能增加利润并减少开支?”

现在，通过使用电子表格和允许员工更多地访问信息，经销商可以专注于关键数据并进行更有成效的对话。

“还有很多细节。令人惊讶的是，当你开始问人们更具体的问题时，你会得到更好的答案，”琼斯说。“答案越好，结果越好。”