帮助您配置谷歌的G套件活动仪表板

截至2018年3月，一个新的活动仪表板让在组织中使用G套件的文档编辑看到其他人何时查看了一个文件。 活动仪表板数据可以由使用G套件进行业务、教育或企业的组织中的人员查看。

活动仪表板作为Google Docs、Sheets和幻灯片中的附加协作信号，显示每个文档更改、建议编辑或评论。 当一个人访问文档时，他们的配置文件图像表示他们的存在，因此活动仪表板不需要询问是否有人查看了文档。

这里有四件事要知道活动仪表板。

活动仪表板支持内部协作.. 如果您的G套件管理员允许，您可以看到您的同事中哪些查看了您共享的Google Docs、Sheets或幻灯片。

活动仪表板还可以让您看到组织之外的人何时也查看了文件。 打开您的Google Docs、Sheets或Slides文件，然后选择“Share”并输入该人的电子邮件地址-在您的组织之外-以使其工作。 您只能看到组织之外的人的历史，您专门与他们共享文件。 GSuite的产品经理艾伦？杨(Allen Yang)说：“通过“任何人都可以通过链接”或“在网络上发布”，你不会看到所有的外部观众。

只有在人们收到初始通知并有机会选择隐私设置后，才能查看历史信息。

在跟踪视图数据之前，人们将看到一个通知（左)，并且可以选择禁用所有文档或当前文档的视图跟踪(右）。

如果使用包含活动仪表板的G套件版本，G套件管理员可以修改管理控制台(admin.google.com)>；Apps>；G套件>；驱动器和Docs>；活动仪表板设置中的设置。

G套件管理员可以调整视图历史跟踪和对活动仪表板的访问。 第一个设置允许对所有用户视图进行视图跟踪，只对组织中的帐户和文件进行视图跟踪，或者根本不进行视图跟踪。 第二个设置允许人们访问活动仪表板。 在这两种情况下，建议的设置是允许对所有用户视图进行视图跟踪，并允许人们访问活动仪表板。 如果您将第一个设置调整为“仅在（您的域内）内”，查看活动将不会在您的组织之外可用。

推荐的GSuite管理设置允许系统跟踪视图，并使组织中的人能够访问视图数据。 如果需要，G套件管理员可以选择较少的协作选项。

每个人都可以选择隐藏所有文件或单个文件的查看历史记录。 您的选择追溯适用：如果您选择隐藏您的历史-所有文件或一个文件-它将不再可用。 这种设置很棒。 杨说：“将来，如果你决定再次打开历史视野，你在历史视野关闭时所做的任何观点都不会出现。”

底线是活动仪表板视图跟踪尊重最严格的设置。

您可以通过选择Tools>；Activity仪表板隐私来调整特定Google Docs、Sheets或幻灯片文件的设置。

还有一个解决办法，以避免视图跟踪，同时留下功能。 如果您制作了一个文件的副本，您可以查看副本，并且您的视图不会链接到原始文件。 杨说：“从技术上讲，文件的副本是一个单独的文件，因此原始文件的视图历史记录中没有反映副本的视图。”

在配置活动仪表板设置时，请考虑组织的文化。 就像电子邮件读取接收功能一样，行为规范可能会影响人们如何解释活动仪表板数据。 如果你在一种好斗的文化中工作，人们可能会把活动仪表板看作是“捕捉”不查看文档的人的另一种方式，或者用它来召唤那些查看文档但不及时回复的人。 相反，在协作文化中，人们可能会欢迎活动仪表板，认为这是一个有用的信号，表明同事已经或还没有看到他们的工作。

如果您的组织可以访问活动仪表板，那么您的G套件管理员为组织配置了哪些设置？ 您为您的帐户选择了哪些活动仪表板设置？ 为什么？ 让我在评论或Twitter上知道(@awolber)。

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